Webbased Software VOffice Beveiliging

Facilitaire Diensten

Voffice is een complete applicatie, die voorziet in de automatisering van alle binnen de facilitaire dienstverlening voorkomende werkzaamheden. De branchespecifieke functionaliteiten zijn ontwikkeld in nauwe samenwerking met deskundigen uit de markt en zijn gebaseerd op jarenlange ervaring van Voffice in de facilitaire dienstverlening. Als producttechnisch marktleider biedt Voffice echter méér dan de doorsnee softwarepakketten.

Multifunctionele toepassingen

  • Personenbeheer: Met Voffice kunt u een centrale personendatabase onderhouden. De toegangscontrole kunt u optimaal beheren. U hebt de mogelijkheid om de receptie professioneel in te richten met onder andere een overzichtelijke bezoekersregistratie en de routering van de telefooncentrale.
  • Onroerend goed beheer: Met Voffice kunt u de inzet van kantoorruimtes optimaliseren. Daarnaast kunnen zaken als het beheer van contracten, verzekeringen en afspraken rondom het onroerend goed centraal worden vastgelegd.
  • Reserveringssystemen: Dient voor het beheer van de verschillende ruimtes. U kunt bijvoorbeeld de bezetting van vergaderruimtes, presentatie apparatuur en lunchtafels regelen.
  • Logistiek beheer: Bij veel facilitaire activiteiten zijn logistieke processen betrokken. Met deze module kunt u het volledige logistieke proces van artikelaanvraag tot levering managen, inclusief het voorraadbeheer.
  • Documentenbeheer: Ter ondersteuning van facilitaire processen zijn vaak documenten zoals tekeningen, foto's, contracten en schema's nodig om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Met deze module kunt u digitale documenten met betrekking tot gebouwen centraal opslaan.
  • Service en/of communicatie: U kunt klachten, verzoeken, storingen, bestellingen of aanvragen van diensten centraal registreren. Zo voorkomt u dubbele meldingen.
  • Managementinformatie: Doordat verschillende facilitaire activiteiten door een centraal systeem worden ondersteund kan Voffice belangrijke managementinformatie genereren.

Branchevoordelen

  • Voffice sluit goed aan op de dagelijkse praktijk, maakt het werk efficiënter en klantvriendelijker doordat de kans op fouten kleiner wordt en de doorloopsnelheid van mutaties en aanvragen wordt vergroot;
  • Gebruikers kunnen meer inzicht krijgen in de processen en de status van aanvragen;
  • Voffice integreert de ondersteuning van meerdere facilitaire processen in éen systeem;
  • Er bestaat de mogelijkheid om gebruik te maken van éen centrale database, waardoor u gegevens maar eenmalig hoeft in te voegen;
  • Managementrapportages maken het bewaken, analyseren en bijsturen van processen eenvoudiger.

Rob Laarhoven, directeur Tech Sharks (www.techsharks.nl)
In 2006 zijn wij overgestapt naar Voffice. Het goed in kaart brengen van de arbeidsmarkt en daarbij horende technisch specialisten wordt steeds meer een markt van details. Het grote voordeel van Voffice is dat wij er zelf onze draai aan kunnen geven in plaats van het aanschaffen van een statisch geheel waar alles in is vastgelegd. Na de kredietcrisis in 2008/2009 is er een flinke "shift" gekomen in de arbeidsmarkt en de benadering daarvan. In overleg met Voffice hebben wij op dat moment cruciale wijzigingen door kunnen voeren in samenspraak met onze visie op de arbeidsmarkt binnen de techniek. De arbeidsmarkt is dynamisch en wordt steeds dynamischer en gelukkig hebben wij met Vict en Voffice een partner die met ons meedenkt in deze spannende en interessante tijden. We gebruiken inmiddels ruim 6 jaar Voffice en ervaren de toegevoegde waarde nog elke dag, ik ga ervan uit dat we samen een mooie toekomst tegemoet gaan.


Financiele Dienstverlening

Banken en verzekeringsmaatschappijen voeren een voortdurende strijd om de gunst van de cliënt. Bijna dagelijks worden nieuwe producten of diensten gelanceerd. Daarnaast leiden de marktontwikkelingen als globalisatie, kostenreductie, afnemende ICT-budgetten en nieuwe wetgeving tot herstructureringen bij uw eigen organisatie. Veel software mist de flexibiliteit om met deze veranderingen om te gaan. De financiële sector heeft software nodig die deze continue veranderingen en aanpassingen ondersteunt en stuurt. Voffice levert die software.

Zekerheid met Voffice
Binnen elke logistieke organisatie neemt het artikel een centrale plaats in. Met de artikelclassificatie van Voffice legt u de basis voor het op een eenduidige wijze rubriceren, vastleggen en uitwisselen van productgegevens. Geclassificeerde artikelbestanden geven u de mogelijkheid uw interne en externe informatievoorziening te structureren en te optimaliseren. Het belangrijkste resultaat is de eenduidigheid in communicatie omtrent de eigenschappen en structuur van een artikel tussen de verschillende schakels in de keten. Dit voorkomt fouten in uw logistieke proces. In Voffice kunt u dan ook een uitgebreide artikelbeschrijving vastleggen. Met de draadloze scanner beheert u alle artikelen vlot en nauwkeurig. De handterminal vertelt u precies wat u moet bijbestellen, controleert leveringen en helpt u bij de inventaris.
Voorbeeldtoepassingen:

  • Historie opvragen; vooral in een verzekeringsomgeving is het belangrijk een status van een polis of dekking vanaf een specifieke datum te kunnen reconstrueren
  • Vastleggen polismutaties
  • Weergave achterstallige betalingen
  • Automatische premieberekening
  • Schaderegistratie

Rekenwerk
Ook in de verzekeringsbranche is automatisering een onmisbaar hulpmiddel om te komen tot een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Om uw klanten en relaties goed van dienst te zijn, moeten opgeslagen gegevens gemakkelijk te raadplegen zijn. U wilt immers altijd en overal alle gewenste overzichten kunnen produceren. Daarnaast is ook de snelheid van zakendoen enorm toegenomen. Niet alleen als gevolg van automatisering, maar ook door het toenemende gebruik van Internet. Als u uw klanten goed wilt adviseren over hun financiële toekomst, dan vereist dat het nodige rekenwerk. Is een kapitaalverzekering wel een goed idee? Zijn de risico's voldoende afgedekt? Als verzekeringsmaatschappij verlangt naar een informatiesysteem dat uw business processen optimaal ondersteunt. Een uitgebreide klant-, verzekerings-, schade-, polis- en financiële administratie zijn de belangrijkste hoofdgroepen. Voffice voorziet hierin en is bestemd voor de gehele range van schade-, levens-, zorg- en pensioenverzekeringen.

Voffice is een complete applicatie, die voorziet in de automatisering van alle binnen de financiële dienstverlening voorkomende werkzaamheden. De branchespecifieke functionaliteiten zijn ontwikkeld in nauwe samenwerking met deskundigen uit de markt en zijn gebaseerd op jarenlange ervaring van Voffice in de verzekeringsbranche. Als producttechnisch marktleider biedt Voffice echter méér dan de doorsnee softwarepakketten.


Groothandel en Detailhandel

Efficiënt en rationeel aankopen en verkopen, bestellen, leveren, verzenden en factureren; dergelijke processen vormen de spil in uw groothandelzaak. Alles draait om snelheid en informatie. Om concurrerend te blijven dient u uw klanten flexibiliteit te bieden. Hoe speelt ù in op ontwikkelingen in uw branche zoals voorraadoptimalisatie, verhoging van de servicegraad, artikelclassificatie en schaalvergroting?

Rekenwerk
Wanneer uw bedrijf producten uit voorraad levert, is het van belang een optimale verhouding tussen service en gemiddelde voorraad te bewerkstelligen. Om dit te realiseren is een goede systeemondersteuning een vereiste. Voffice houdt rekening met gereserveerde en bestelde goederen, op basis waarvan het pakket u automatisch waarschuwt wanneer een bepaald artikel niet meer voorradig is. U weet voortdurend wat in voorraad is, in éen of meerdere magazijnen van uw onderneming. Dit voorziet in een optimaal voorraadbeheer.

Rendement
De kwaliteit en beheersing van uw bedrijfsprocessen bepaalt voor een groot deel het succes van uw bedrijf. Klanten vragen een steeds kortere ordertijd. Een optimale planning van orders en de kritische beschikbaarheid van uw goederen is van cruciaal belang voor het rendement van uw organisatie. en voor de tevredenheid van uw afnemers. Voffice integreert en stroomlijnt alle gegevens voor u. In éen oogopslag ziet u bijvoorbeeld welke onderdelen er voor een bepaald productieproces nodig zijn en welke er voorradig zijn. Tevens voorziet Voffice is een uitstekend prijsbeheer. Het pakket berekent automatisch de verkoopprijzen van uw producten. Door de snelle manier van werken en het grote bedieningsgemak, bespaart u veel tijd en kosten op routinematige werkzaamheden.

Zekerheid met Voffice
Met de artikelclassificatie van Voffice legt u de basis voor het op een eenduidige wijze rubriceren, vastleggen en uitwisselen van productgegevens. Geclassificeerde artikelbestanden geven u de mogelijkheid uw interne en externe informatievoorziening te structureren en te optimaliseren. Het belangrijkste resultaat is de eenduidigheid in communicatie tussen de verschillende schakels in de keten. Dit voorkomt fouten in uw logistieke proces. Met de draadloze scanner beheert u alle artikelen vlot en nauwkeurig. De handterminal vertelt u precies wat u moet bijbestellen, controleert leveringen en helpt u bij de inventaris.

Voffice is een complete applicatie, die voorziet in de automatisering van alle binnen de financiële dienstverlening voorkomende werkzaamheden. De branchespecifieke functionaliteiten zijn ontwikkeld in nauwe samenwerking met deskundigen uit de markt en zijn gebaseerd op jarenlange ervaring van Voffice in de verzekeringsbranche. Als producttechnisch marktleider biedt Voffice echter méér dan de doorsnee softwarepakketten.


Makelaardij en Onroerend goed

Ook in de onroerend goed branche is automatisering een onmisbaar hulpmiddel om te komen tot een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Om uw klanten en relaties goed van dienst te zijn, moeten opgeslagen gegevens gemakkelijk te raadplegen zijn. U wilt immers als professioneel makelaar snel alle gewenste overzichten kunnen produceren. Daarnaast is ook de snelheid van zakendoen enorm toegenomen. Niet alleen als gevolg van automatisering, maar ook door het toenemende gebruik van Internet, door uw (potentiële) cliënten. Uw werkzaamheden vereisen daarom een adequate ondersteuning, met software die is ontwikkeld door mensen die uw branche door en door kennen. Dat geeft u de mogelijkheid zich te richten op de kernactiviteiten van uw onderneming.

Zekerheid met Voffice
Voffice geeft u de mogelijkheid informatie met betrekking tot uw relaties (cliënten en derden) op overzichtelijke wijze onder te brengen. Denk hierbij aan de persoonsgegevens en wensen van uw cliënten, de voortgang van de verkoop, de registratie van sleutels, de facturering en de grafische en/of tekstuele weergave van uw objecten (woonhuizen, appartementen, winkels, kantoorpanden e.d.). Het pakket biedt alle benodigde documenten voor de koop, huur of taxatie van een object. Door de koppeling van het softwarepakket aan het Internet is het mogelijk op elke gewenste plek met Voffice te werken. Zo kunt u bijvoorbeeld eenvoudig bij een opdrachtgever ter plaatse de status van een pand opvragen om meer te weten te komen over de locatie/ligging van het object, de afmeting, historie, koopprijs en aanwezige voorzieningen. Door de snelle manier van werken en het grote bedieningsgemak, bespaart u veel tijd en kosten op routinematige werkzaamheden.
Voffice is een complete applicatie, die voorziet in de automatisering van alle binnen de makelaardij voorkomende werkzaamheden. De branchespecifieke functionaliteiten zijn ontwikkeld in nauwe samenwerking met deskundigen uit de markt en zijn gebaseerd op jarenlange ervaring van Voffice in de makelaardij.

Als producttechnisch marktleider biedt Voffice echter méér dan de doorsnee softwarepakketten.

Matching
De kernactiviteiten van de makelaar bestaan voor een belangrijk gedeelte uit het bij elkaar brengen van partijen. Aan de ene kant de verkoper/verhuurder, aan de andere kant de potentiële koper/huurder. Administratief gezien loopt alles via een opdracht.

De drie belangrijkste componenten binnen Voffice omvatten dan ook de onderdelen relaties, objecten en dossiers. Zij vormen de basis van elke makelaarsadministratie. De specifieke eisen en wensen van uw klanten kunt u invoeren en vergelijken met/ koppelen aan de ingevoerde pandgegevens van uw totale aanbod. En visa versa. Dit leidt tot een perfecte matching van beide partijen.

Marco Schreijen, controller bij Bonnema Heerlen (www.bonnema.nl)
Toen wij in 2006 voor Voffice kozen hadden we een al een aantal CRM-pakketten nauwkeurig onder de loep genomen. Alle anderen hadden voordelen en nadelen ten opzichte van de Oracle maatwerk applicatie waar we van migreerden. Geen enkele bood dezelfde functionaliteit die wij zochten voor Makelaardij, Verzekeringen en Hypotheken. Vict en Voffice beloofde ons een stabiel basis CRM systeem waar al onze wensen modulair aan konden worden toegevoegd. Geen loze belofte! We hebben en gebruiken nu al meer dan zes jaar een systeem dat bij ons past en dat, net als Vict zelf, zo flexibel is dat we het snel kunnen laten aanpassen aan veranderende marktomstandigheden of werkwijzen. Probeer dat maar eens te vinden in een pakket en bij een andere aanbieder...!


Uitgeverijen en Drukkerijen

De rol van de uitgever in de kenniseconomie is bijzonder belangrijk. De behoefte van "kenniswerkers" is om op het juiste moment de juiste informatie te hebben. Hoewel veel uitgevers de mond vol hebben van het gebruik van Internetsoftware, houden zij nog altijd vast aan de traditionele manier van uitgeven. Dat geldt trouwens voor de gehele grafische industrie. Zij kent een enorme achterstand wat betreft de ontwikkelingen op ICT-gebied. Dit is úw kans om de trend te zetten in de uitgeversbranche!

Toekomstscenario met Voffice
Voffice biedt gemoduleerde functionaliteiten specifiek voor de uitgeverij ten behoeve van het registreren, calculeren, plannen, fiatteren, publicitair begeleiden van boeken, tijdschriften, folders, losbladige uitgaven, etc. Binnen de uitgeverij staan de klanten en projecten centraal. Voffice voor de uitgeverij is daarom georganiseerd rondom de twee overeenkomstige kerngebieden relaties en projecten. Het product is erop gericht planning, productmanagement, marketing, relatiebeheer en backoffice processen te optimaliseren. Door middel van de geïntegreerde database zal onderhoud van gegevens aanzienlijk verminderen. Gegevens kunnen met Voffice opgeslagen, verwerkt, geanalyseerd en gerapporteerd worden en zijn altijd en overal direct oproepbaar! Dit maakt het erg eenvoudig om gegevens voor planning en facturering actueel te houden. U hebt continu een overzicht van de voortgang van uw orders. Voffice houdt u volledig op de hoogte en begeleidt u en uw leveranciers vanaf de manuscriptfase tot aan het einde van de levenscyclus van een werk.

Voffice is een complete applicatie, die voorziet in de automatisering van alle binnen de uitgeverij voorkomende werkzaamheden. De branchespecifieke functionaliteiten zijn ontwikkeld in nauwe samenwerking met deskundigen uit de markt en zijn gebaseerd op jarenlange ervaring van Voffice in de uitgeversbranche.

ICT-last uit handen
In het verleden hadden veel uitgeverijen hun eigen drukkerijen. Die drukkerijen hebben ze losgelaten. Echter, hun internetinitiatieven willen ze maar al te graag zelf blijven ontwikkelen en uitvoeren. Dat is vreemd, want er zijn goede initiatieven in de markt die de "last" van de techniek van de uitgever kunnen overnemen. Er liggen kansen genoeg als het gaat om een dergelijke samenwerking met leveranciers van ICT-voorzieningen en hoogwaardige business software. Zij weten immers wat er kosteneffectief mogelijk is. Bijvoorbeeld Voffice van Vict Informatici. Voffice levert u een optimale ICT-ondersteuning zodat u zich voor 100% kunt bezig houden met de kernactiviteiten van uw uitgeverij.

Als producttechnisch marktleider biedt Voffice echter méér dan de doorsnee softwarepakketten.


Zakelijke Dienstverlening

Ook in de zakelijke dienstverlening is automatisering een onmisbaar hulpmiddel om te komen tot een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Deze branche is onder te verdelen in een aantal subsectoren, waaronder uitzendbureaus, accountants- en administratiekantoren en onderzoeks- en adviesbureaus op gebieden als reclame, rechtskunde, planologie en elektrotechniek. Dienstverlenende organisaties handelen vanuit een klantgedachte. Alles rondom de klant en het project dient nauwkeurig geregistreerd te worden. Opgeslagen gegevens dienen altijd en overal gemakkelijk te raadplegen zijn. Omdat zakelijke dienstverlening in hoge mate mensenwerk is, speelt het persoonlijke contact een grote rol. Uw werkzaamheden vereisen daarom een adequaat softwaresysteem dat ondersteuning biedt aan alle voorkomende nevenactiviteiten. Dat geeft u de mogelijkheid om zich te richten op uw kerncompetenties. Binnen de zakelijke dienstverlening levert Voffice geïntegreerde totaaloplossingen waarbij alle relevante elementen worden afgedekt.

Compleet Systeem
U wilt een geïntegreerde oplossing die snel operationeel is? Software die laagdrempelig is, gebruiksvriendelijk en inzicht geeft in uw bedrijfsvoering? Voffice is erop gericht planning, productmanagement, marketing, relatiebeheer en backoffice processen te optimaliseren. Door samenvoeging van data uit de verschillende modules bent u in staat een betere service te bieden aan uw klanten. Het systeem koppelt automatisch de beschikbare klantgegevens, wat leidt tot complete, persoonlijke overzichten. Zo wordt eilandvorming van informatie vermeden. Voffice is een compleet business management systeem met bescherming tegen inconsistenties, dataverlies en ongeautoriseerde toegang. Onderhoud van gegevens wordt aanzienlijk verminderd. Gegevens kunnen met Voffice opgeslagen, verwerkt, geanalyseerd en gerapporteerd worden en zijn altijd en overal direct oproepbaar! Dit maakt het erg eenvoudig om data voor planning en facturering actueel te houden. Met Voffice hebt u continu een overzicht van uw voortgang.

Branchevoordelen

  • Vermindering van operationele kosten door afslanking van het proces;
  • Transparantie door consequente en up-to-date informatie over project- en orderstatus;
  • Overzicht door uniforme werkwijze;
  • Duidelijke managementoverzichten maken het bewaken, analyseren en bijsturen van processen eenvoudiger;
  • Veel mogelijkheden om koppelingen te leggen met andere software;
  • Voffice sluit goed aan op de dagelijkse praktijk, maakt het werk efficiënter en klantvriendelijker doordat de kans op fouten kleiner wordt;
  • Er bestaat de mogelijkheid om gebruik te maken van éen centrale database, waardoor u gegevens maar eenmalig hoeft in te voegen.

Voffice is een complete applicatie, die voorziet in de automatisering van alle binnen de zakelijke dienstverlening voorkomende werkzaamheden. De branchespecifieke functionaliteiten zijn ontwikkeld in nauwe samenwerking met deskundigen uit de markt en zijn gebaseerd op jarenlange ervaring van Voffice in de zakelijke dienstverlening. Als producttechnisch marktleider biedt Voffice echter méér dan de doorsnee softwarepakketten.

Richard Ponjee, Eindhoven365 (www.eindhoven365.nl)
Door de alom bekende bezuinigingen in de overheidssector worden ook wij steeds meer gedwongen tot een efficiëntere tijdsbesteding. Gelukkig helpt Voffice ons daarbij. Zo kunnen we bijvoorbeeld veel sneller en vollediger rapporteren. Met Voffice hebben we altijd en overal zicht op wat er in de organisatie gebeurt. Bovendien betalen we een vaste prijs zodat we nooit verrast worden door onverwachte kosten. En de medewerkers van Vict Informatici zijn erg betrokken bij wat we doen. Dat bevordert de samenwerking.


Zorg en Welzijn

Doorzichtigheid, afstemming en focus zijn essentieel bij het procesgericht besturen van de zorg. Deze branche heeft te maken met een zorgbehoefte die groeit naar 7 dagen x 24 uur. Overheidsbudgetten worden gekort en de overheid stelt hoge eisen. Er is dan ook een sterke tendens zichtbaar richting efficiencyverbetering. En dus staat de zorgsector aan de vooravond van een uitbestedingshausse. Ook wat betreft ICT. Voor de bedrijfsvoering van zorginstellingen is het belangrijk ICT zó te organiseren dat deze de primaire processen effectief ondersteunt.

Compleet Systeem
Zorginstellingen kennen vaak meer dan éen werkproces. Ze bieden meerdere werksoorten als product aan. Vaak wordt de registratie van deze werkprocessen apart vastgelegd. Dit leidt tot eilandvorming. De informatie over een cliënt die van meerdere producten gebruik maakt raakt verspreid. Hierdoor is het moeilijk snel een overzicht te krijgen van de geleverde zorg per cliënt. Zeker wanneer men bij verschillende organisaties diensten en producten afneemt. De ideale situatie zou ontstaan wanneer deze organisaties vanuit hun disciplines gebruik maken van een centraal softwareprogramma. Hierin zijn alle cliëntgegevens vastgelegd inclusief de registratie van de hulpverlening zoals de instelling die voor ogen heeft. Zo kunnen meerdere werkprocessen (voor meerdere organisaties tegelijkertijd) centraal ondersteund. Voffice voorziet hierin. Door als zorgaanbieder voor samenhang te zorgen in een keten met andere aanbieders kan een "zorgcontinuüm" worden gerealiseerd. En dat is waar uw cliënten om vragen.

Voffice ontzorgt
De kern van de huidige zorgregistratie is dat het indicatieorgaan, de zorgaanbieder en het zorgkantoor digitaal informatie uitwisselen. Voffice maakt het mogelijk snel en eenvoudig informatie te verkrijgen over onder andere:

  • Het aantal cliënten dat een zorgaanvraag heeft
  • De indicaties die zijn afgegeven
  • De budgetten per cliënt
  • De cliënten die in zorg zijn
  • De duur van de zorgverlening
  • De cliënten waarvoor de geïndiceerde zorg nog niet beschikbaar is
  • Personeelsplanning (bijvoorbeeld dag- en nachtdienst)

Speciaal voor de zorg en welzijnssector hebben wij de website welzijnonline.nl ontwikkeld. Hier kunt u zien hoe Voffice zich heeft gevestigd in de IT van de welzijnssector.

Marleen van Eijndhoven, directrice LEVgroep (www.levgroep.nl)
Op het gebied van onze interne sturing kunnen we Voffice inzetten bij de prestatieverantwoording. Zowel van medewerkers, per team als van leidinggevenden. Maar ook de uren- en verlofregistratie zijn met Voffice altijd voor iedereen inzichtelijk,' volgens Marleen van Eijndhoven. Pluspunten die maken dat mensen prettiger werken in de organisatie, maar bijvoorbeeld ook dat de LEVgroep betere resultaatafspraken kan maken met gemeentes. 'Met Voffice is alles aangepast aan onze manier van werken en is niet onze manier van werken aangepast aan het systeem.' Voor Marleen van Eijndhoven is dit het grootste voordeel van de software van Vict. Maatwerk dus en per afdeling zijn er oplossingen die daar werken. Maar wel met een goede structuur die bewaakt wordt en zonder 'wildgroei'.


Referenties

Referenties van Vict Informatici

LEVGroep Logo
Nieuws

Volg het nieuws over Vict Informatici

Social Media

Vict Informatici is te volgen op Social Media

Contact

Vul hieronder uw gegevens in om contact met ons op te nemen.

Contactgegevens

Vict Informatici
Postbus 555
5600 AN Eindhoven
Stratumsedijk 20
5611 ND Eindhoven
Vict Informatici
T: 040 - 23 23 300
F: 040 - 23 23 301
E: info@vict.nl

Blijf op de hoogte!