Webbased Software VOffice Modules

Logistiek (SCM)

De module Logistiek (SCM) van Voffice richt zich op de organisatie, planning, besturing en uitvoering van de diverse goederenstromen, geldstromen en informatiestromen. Beheersing van dergelijke logistieke processen is van ongekend belang bij organisaties met een omvangrijke voorraad. Voffice houdt nauwlettend alle logistieke en financiële mutaties voor u in de gaten. Vanaf het moment van ontwikkeling en inkoop via productie en distributie naar de eindafnemer.

Uw catalogus op internet
Bovendien maakt de module Logistiek het mogelijk om uw catalogus met productinformatie te publiceren op het internet (webshop). U kunt de presentatie met hyperlinks en afbeeldingen verrijken en dezelfde gegevens ter beschikking stellen voor zowel intern als extern gebruik. Het productaanbod kunt u compleet maken met handleidingen, technische informatie, voorschriften en service-informatie. Via de catalogus die gepubliceerd wordt op het internet hebben zowel klanten als medewerkers toegang tot deze documentatie.

Submodules:

  • Voorraadsbeheer o.b.v minimale en maximale voorraad
  • Ordersysteem
  • Facturering
  • Productie
  • Inkoop
  • Verkoop
  • Leveringscondities
  • Statistieken, grafieken en diagrammen

Just-in-time levering
Op basis van de vraag naar artikelen worden diverse afdelingen ingeschakeld. De voorraadadministratie gaat na in hoeverre de artikelen nog beschikbaar zijn en geeft zonodig een signaal aan de inkoopafdeling. Dat maakt de zogenaamde just-in-time productie van uw goederen mogelijk. Het systeem waarschuwt u vanzelf wanneer een artikel onvoldoende voorradig is en besteld moet worden. Dankzij de minimum- en maximumvoorraad hebt u altijd precies de juiste voorraad in huis. Ook de productie staat afgesteld op de vraag naar eindproducten. Uiteindelijk wordt de factuuradministratie aangestuurd op basis van de geleverde goederen. Na betaling is de cirkel rond. Met Voffice Logistiek kunt u in één oogopslag de vorderingen in het proces bijhouden.

Artikelclassificatie
Binnen elke logistieke organisatie neemt het artikel een centrale plaats in. Met de artikelclassificatie van Voffice legt u de basis voor het op een eenduidige wijze rubriceren, vastleggen en uitwisselen van productgegevens. Geclassificeerde artikelbestanden geven u de mogelijkheid uw interne en externe informatievoorziening te structureren en te optimaliseren. Het belangrijkste resultaat is de eenduidigheid in communicatie omtrent de eigenschappen en structuur van een artikel tussen de verschillende schakels in de keten. Dit voorkomt fouten in uw logistieke proces. In Voffice kunt u dan ook een uitgebreide artikelbeschrijving vastleggen. Met de draadloze scanner beheert u alle artikelen vlot en nauwkeurig. De handterminal vertelt u precies wat u moet bijbestellen, controleert leveringen en helpt u bij de inventaris.

Voor sommige organisaties bied(en) alleen de bovengenoemde functionaliteiten al een uitkomst, andere nodigen voor hun bedrijfsvoering een uitgebreider pakket. Voffice kan daarom voor iedere organisatie met elk budget een passende oplossing bieden. Indien u meer wilt weten over onze overige modules dan staat onze helpdesk graag voor u klaar!


Personeel en Organisatie (HRM)

Uw personeel is de drijfkracht achter uw organisatie. Uw werknemers maken het verschil tussen het wel of niet efficiënt functioneren van uw bedrijfsprocessen. Over het algemeen zijn uw medewerkers bereid hard voor u te werken, zolang u zich ook voor hen in wilt zetten. En dus streeft uw organisatie naar een hoge mate van tevredenheid onder het personeel. Aan het personeelsbeleid worden dan ook steeds hogere eisen gesteld. De toenemende vraag naar managementinformatie zorgt voor een extra administratieve druk op uw personeelsafdeling. Voffice creëert een stevig fundament voor uw personeelsmanagement (HRM).

Inzicht in organisatie d.m.v. organogram
De module P&O biedt u verscheidene statistieken die u zicht geven op de status en veranderingen van uw onderneming. U kunt hier onder meer organisatiediagrammen, de leeftijdsopbouw van medewerkers en verloop- en beoordelingsgegevens vinden. Vanuit het organogram kunt u bijvoorbeeld direct zien welke personen deel uitmaken van welke afdelingen op welk niveau. Tevens bestaat de mogelijkheid informatie op te vragen over de soorten dienstverbanden en de begin- en einddatum.

Pro-actief beleid
Door middel van continue registratie, rapportage en analyse brengt Voffice de volledige opbouw van het (ziekte)verzuim binnen uw organisatie direct in kaart. U signaleert vroegtijdig trends en bent in staat om pro-actief te handelen. Zo kunt u effectief bijdragen aan het terugdringen van het verzuim in uw organisatie. Daarnaast beschikt Voffice over een automatische signaleringsfunctie voor werknemers die hun uren niet accuraat dan wel te laat hebben ingevoerd.

Diversiteit aan mogelijkheden
De mogelijkheden van de module zijn zeer divers. Op elk gewenst moment biedt de module Personeel & Organisatie actuele gedetailleerde personeelsgegevens én ondersteunende informatie met betrekking tot personeelskosten, ziekteverzuim, tussentijdse beoordelingen en training/coaching. U kunt de taakverdeling in uw organisatie nauwkeurig in de gaten houden, nieuwe taken en opdrachten toewijzen en de gehele workflow via de betreffende site volgen. Verzoeken voor vrije dagen en vergoeding van onkosten kunnen online worden ingediend. Potentiële werknemers voert u zelf in of ze melden zich via internet. De informatie is vervolgens direct beschikbaar voor de afdeling personeelszaken. De sollicitatie kan zo via een geautomatiseerd systeem in behandeling worden genomen.

Vergroot de betrokkenheid bij uw bedrijfsprocessen
Naast het aanbod van de traditionele P&O-functies, zorgt Voffice er ook voor dat al uw medewerkers via internet toegang hebben tot uw informatiesysteem. Een systeem van functieomschrijvingen en beveiligingsniveaus maakt het mogelijk alle medewerkers, partners, resellers en klanten te betrekken bij de bedrijfsprocessen. Zo kunt u vooraf nauwkeurig bepalen wie toegang krijgt tot bepaalde delen van het systeem en wie veranderingen aan kan brengen in informatie.

Submodules:

  • Arbeidsvoorwaarden (primair en secundair)
  • Registratie van persoonlijke werknemersgegevens
    • Functieomschrijving
    • Saliering
    • Periodieke beoordelingen
  • (Ziekte)verzuimregistratie
  • Training/ couching
  • Vacatures

Voor sommige organisaties bied(en) alleen de bovengenoemde functionaliteiten al een uitkomst, andere nodigen voor hun bedrijfsvoering een uitgebreider pakket. Voffice kan daarom voor iedere organisatie met elk budget een passende oplossing bieden. Indien u meer wilt weten over onze overige modules dan staat onze helpdesk graag voor u klaar!


Point of Sale (RMS)

Winkelautomatisering betreft alle automatisering en informatisering van processen die zich op de winkelvloer afspelen, zoals betaalsystemen maar ook logistieke processen. Integratie met de module Logistiek van Voffice betekent dan ook een optimalisering van de beheersing van geld- én goederenstromen. De module is bestemd voor ieder bedrijf dat te maken heeft met handelingen aan de toonbank en met een kassa werkt. In veel organisaties is de kassa het beginpunt van een goot aantal administratieve handelingen. In plaats van een losstaand systeem krijgt u met Voffice Point of Sale een afrekenpunt dat compleet geïntegreerd kan worden in uw overkoepelende automatiseringssysteem.

Live meekijken!
Bij de ontwikkeling van Voffice is rekening gehouden met de voortdurend toenemende vraag om kassa's via internet te laten communiceren. Met Voffice Point of Sale kunt u eenvoudig op het hoofdkantoor een "live" omgeving creëren waarbij de kassa elke kassabon via internet naar de centrale computer verstuurt. Uw kassatransacties worden automatisch geïntegreerd met uw administratie op het hoofdkantoor. Bovendien is met Voffice de uitwisseling van gegevens tussen de kassa en de voorraadadministratie volledig open. Dit maakt het mogelijk om uw voorraden automatisch bij te laten werken. Aan de kassa maakt u diverse documenten met gemak aan: kastickets, facturen, verzendnota's, waardebonnen, klantenkaarten. Ook kunt u eenvoudig speciale kortingen toekennen. Voffice voorziet in een centrale verwerking van informatie, met tweerichtingscommunicatie tussen uw winkels en de centrale.

Controlepost
Met Voffice Point of Sale kunt u op een willekeurig tijdstip alle kassatransacties controleren en desgewenst aanpassen. U weet precies wie, wanneer, op wat voor betaalwijze heeft afgerekend. Registratie van pinbetalingen geven inzicht in de "nog te ontvangen gelden". Ook kunt u uitgaande geldstromen vanuit de kassa eenvoudig bijhouden. De financiële mutaties worden direct verwerkt in uw boekhouding Bovendien bestaat de mogelijkheid om overzichten per filiaal te genereren. De Voffice-applicatie is snel te leren en eenvoudig en overzichtelijk in het gebruik door consequent taalgebruik, een terugkerende schermindeling en een enorme flexibiliteit.

Contant en op rekening
Voffice Point of Sale ondersteunt in alle handelingen van een conventionele kassa. Bij afrekening wordt de contante betaling automatisch in het kasboek verwerkt. Voor uw vaste klanten heeft u tevens de mogelijkheid om 'op rekening' te verkopen, waarbij u desgewenst achteraf nog een factuur kunt sturen. Voffice omvat het ideale kassasysteem voor in uw winkel met aansturing van barcodescanner, bonprinter, klantendisplay en geldlade met overzichtelijke omzetgegevens en een duidelijk scherm waarbij uitgerekend wordt hoeveel geld er teruggegeven moet worden. Kasverkopen kunnen nominatief gebeuren zodat u informatie met betrekking tot een klant kunt opslaan. Door uw klanten te koppelen aan de kassaverkopen krijgt u inzicht in hun koopgedrag, waardoor u klantgerichte acties kunt ondernemen. En prijswijzigingen kunt u doorvoeren zonder dat het hele netwerk een update nodig heeft.

Voor sommige organisaties bied(en) alleen de bovengenoemde functionaliteiten al een uitkomst, andere nodigen voor hun bedrijfsvoering een uitgebreider pakket. Voffice kan daarom voor iedere organisatie met elk budget een passende oplossing bieden. Indien u meer wilt weten over onze overige modules dan staat onze helpdesk graag voor u klaar!


Projectplanning

Wanneer u met projecten werkt op of een projectgerelateerde wijze, dan is het noodzakelijk dat uw organisatie te allen tijde over de relevante informatie beschikt. Tegenwoordig werkt bijna iedere organisatie wel met projecten. Binnen dergelijke projectgestuurde organisaties wordt de toegevoegde waarde veelal bepaald door een optimale inzet van kennis, mensen, middelen en materialen in de daarvoor beschikbare periode. Inzicht in dergelijke projectmatige processen is van ongekend belang voor een overzichtelijke bedrijfsvoering. Wilt u nooit meer verschillende mensen of systemen raadplegen? Alle informatie met betrekking tot één project direct in elektronische vorm beschikbaar hebben? Voffice voorziet hierin.

Budgettering, capaciteitsplanning, urenregistratie...
Projectplanning omvat de sturing en organisatie van de volgende aspecten:

  • Kwaliteit: Wat is er af als het af is en aan welke eisen moet dat voldoen?
  • Tijd: Wanneer moet wat af zijn?
  • Personeel: Wie doet wat?
  • Geld: Welk budget is er nodig, en wanneer is het geld nodig?
  • Informatie: Hoe is de projectrapportage georganiseerd?
  • Organisatie: Wie heeft er binnen en buiten het project welke verantwoordelijkheden?

Projectregistratie voor groot en klein
Of het nu gaat om een kleine opdracht van een paar dagen of een omvangrijk project met een doorlooptijd van enkele jaren Voffice is geschikt voor beide situaties. Zelfs projectstructuren met diverse subprojecten die weer onderverdeeld zijn in meerdere fasen zijn met Voffice eenvoudig te structureren en onderhouden. In combinatie met de module Logistiek bestaat tevens de mogelijkheid de diverse goederenstromen per project te registreren en kunt u direct facturen aanmaken. In dienstverlenende en adviserende organisaties is het binnenhalen van projecten één van de belangrijkste processen. Voffice maakt het, in combinatie met de Relatiebeheer module mogelijk dit proces te beheren en controleren.

Wie heeft toegang tot welke info?
Een project wordt gekenmerkt door de individuen die erbij betrokken zijn. Met Voffice kunt u bepalen welke medewerkers toegang hebben tot welke projectinformatie op basis van autorisatie. Zo kunt u er voor zorgen slechts degenen die rechtstreeks verbonden zijn aan het project toegang tot de projectinformatie.
Submodules:

  • Voortgangsbewaking
  • Capaciteitsplanning
  • Tijdsplanning
  • Budgettering
  • Urenverantwoording
  • Rapportage

Voor sommige organisaties bied(en) alleen de bovengenoemde functionaliteiten al een uitkomst, andere nodigen voor hun bedrijfsvoering een uitgebreider pakket. Voffice kan daarom voor iedere organisatie met elk budget een passende oplossing bieden. Indien u meer wilt weten over onze overige modules dan staat onze helpdesk graag voor u klaar!


Relatiebeheer (CRM)

Relaties tussen bedrijf en bedrijf, tussen bedrijf en prospect, tussen leverancier en klant, tussen organisatie en cliënt. Maar ook relaties binnen een bedrijf, tussen werknemers, afdelingen en directie. Relatiebeheer is één van de meest cruciale processen in een organisatie. Een relatie die goed wordt onderhouden functioneert beter. Dat geldt zowel voor situaties in uw privé- als werkomgeving. De mogelijkheid tot een persoonlijke benadering is daarbij van ongekend belang. Met het opbouwen en onderhouden van duurzame relaties levert uw bedrijf toegevoegde waarde. En juist dat onderscheidend vermogen is waar klanten naar op zoek zijn.

Centraal beheer van relatiegegevens
Voffice omvat een dergelijk allesomvattend relatiebeheersysteem (CRM systeem). Steeds meer bedrijven beseffen het belang van een centrale database om relatiegegevens in op te slaan. Hierdoor is uw organisatie beter in staat om met haar doelgroepen te communiceren. Uitgangspunt van Voffice is dan ook dat adressen, afspraken en andere relatiegegevens centraal worden vastgelegd. Bij eventuele wijzigingen is een snelle verandering in het centrale systeem voldoende. Zo blijven relatiegegevens eenvoudig up-to-date, reduceert u de kans op fouten en heeft iedereen een goed overzicht van de stand van zaken bij elke klant.

Bewezen succes
Wegens het bewezen succes zetten veel bedrijven de Relatiebeheer module van Voffice standaard in. Onderdelen als e-mail en agenda komen ten slotte iedere bedrijfsvoering ten goede.

Acties eenvoudig afstemmen op specifieke doelgroep
Doelgroepsegmentatie is van belang wanneer bepaalde relaties specifieke wensen uiten of wanneer u een gegeven aanbod wilt afstemmen op een specifieke doelgroep. Dit kan bijzonder handig zijn bij het uitvoeren van o.a. direct-mail acties. U koppelt een document aan het betreffende bestand waarna de adressen gekoppeld worden met de tekst van het document. U kunt eenvoudig een selectie maken uit uw klantenbestand door bijvoorbeeld naar branche of bedrijfsgrootte te selecteren. Zo kunt u de informatie omtrent uw klanten en prospects snel vinden en heeft u direct inzicht in de gehele contacthistorie per relatie. En dit alles is bovendien op zeer overzichtelijke wijze weergegeven.

Verbeter de samenwerking met uw klanten
Wanneer u uw klanten van dienst wilt zijn, betekent dit ook dat u ze deel moet laten uitmaken van uw organisatie. De Relatiebeheer module zorgt voor de integratie van uw klanten met uw diensten-, product- en verkooporganisatie. Met dit systeem kunt u alle gegevens van bijvoorbeeld uw klanten, prospects, documenten en contracten op eenvoudige wijze beheren. Klanten kunnen via het internet inzicht krijgen in informatie die voor hen toegankelijk is gemaakt. Dit wil echter niet per definitie zeggen dat zij toegang hebben tot álle beschikbare informatie. Via een systeem van functies en functieniveaus kunt u bepalen welke klant wat mag zien. Dit voorkomt anonieme, ongeautoriseerde handelingen. De directe communicatie met uw klanten leidt tot een eenvoudige afhandeling van verzoeken, documenten en financiële transacties. Dit verbetert de samenwerking.

Extern relatiebeheer
Submodules:

  • Gegevensbeheer van klanten, prospects, cliënten
  • Direct mailing
  • E-mail
  • Fax
  • SMS
  • GPRS-/ UMTS-module
  • Postregistratie/ archivering

Intern relatiebeheer
Submodules:

  • Centrale agenda
  • Interne relaties/ contactpersonen
  • Acties
  • Todo's
  • E-mail
  • Documentenbeheer
  • Prikbord
  • Telefoonnotities
  • Verjaardagen

Voor sommige organisaties bied(en) alleen de bovengenoemde functionaliteiten al een uitkomst, andere nodigen voor hun bedrijfsvoering een uitgebreider pakket. Voffice kan daarom voor iedere organisatie met elk budget een passende oplossing bieden. Indien u meer wilt weten over onze overige modules dan staat onze helpdesk graag voor u klaar!


Website-beheer

Een goede website is een website die voorzien is van actuele informatie. Het werken met een webapplicatie als Voffice vereenvoudigt de koppeling tussen uw bedrijfsgegevens en website. Voortaan kunt u eenvoudig zelf uw website onderhouden door middel van ons uitgebreide CMS systeem.

Unieke koppeling tussen uw website en Voffice
U voegt simpelweg de platte tekst toe in de daarvoor bestemde onderdelen van Voffice. De koppeling tussen de website en het achterliggende Voffice CMS zorgt ervoor dat de actuele informatie opgemaakt en wel op de website verschijnt. Daarbij hebt u geen FTP-upload meer nodig. Elk onderdeel van uw website is geschikt om via Voffice te onderhouden. Op deze manier blijft uw website altijd actueel en up-to-date.

Voor sommige organisaties bied(en) alleen de bovengenoemde functionaliteiten al een uitkomst, andere nodigen voor hun bedrijfsvoering een uitgebreider pakket. Voffice kan daarom voor iedere organisatie met elk budget een passende oplossing bieden. Indien u meer wilt weten over onze overige modules dan staat onze helpdesk graag voor u klaar!


Referenties

Referenties van Vict Informatici

LEVGroep Logo
Nieuws

Volg het nieuws over Vict Informatici

Social Media

Vict Informatici is te volgen op Social Media

Contact

Vul hieronder uw gegevens in om contact met ons op te nemen.

Contactgegevens

Vict Informatici
Postbus 555
5600 AN Eindhoven
Stratumsedijk 20
5611 ND Eindhoven
Vict Informatici
T: 040 - 23 23 300
F: 040 - 23 23 301
E: info@vict.nl

Blijf op de hoogte!